Het zal je inmiddels niet ontgaan zijn, het coronavirus (COVID-19) is een veelbesproken onderwerp sinds het begin van dit jaar. Door de van overheidswege opgelegde sluitingen van fabrieken, winkels en bedrijven in China heeft het land nu al een flinke economische klap gekregen. Een voordeel is dan wel weer dat de uitstoot van stikstof-dioxide drastisch is verminderd, al is het slechts van korte duur.

Nu er enkele besmettingen geconstateerd zijn in Nederland, zijn de gevolgen ook hier merkbaar: een paar grote evenementen zijn afgelast en bedrijven nemen maatregelen om de kans op besmetting onder werknemers te voorkomen, zoals digitaal vergaderen en geen handen schudden.

Vooralsnog geen reden tot paniek, maar in het kader van het gezegde “een gewaarschuwd mens telt voor twee” geven we jou vier juridische tips om jezelf als ondernemer in te dekken en goede afspraken te maken met klanten en leveranciers om voorbereid te zijn op de risico’s die kunnen ontstaan.

 

1 - Hanteer een duidelijk annuleringsbeleid

Het kan gebeuren dat je opdrachtgever ervan af wilt zien om je diensten te gebruiken of levering van de door jou vervaardigde producten te aanvaarden vanwege de gevolgen van het coronavirus. Je opdrachtgever kan op zijn beurt zelf te maken hebben met een klant die een project of opdracht heeft geannuleerd en daardoor alle toeleveringen wilt annuleren.

Neem daarom dus in je algemene voorwaarden, leveringsvoorwaarden of overeenkomst van opdracht een duidelijk annuleringsbeleid op om te voorkomen dat je zonder vergoeding komt te zitten voor je gewerkte uren en de door jou gemaakte producten.
Een duidelijke en efficiënt annuleringsbeleid bestaat uit het opnemen van een redelijke vergoeding voor geleden verlies en gederfde winst. Dit kan bijvoorbeeld zijn 50% voorafgaand aan de deadline van levering of zelfs in percentage verschillen per termijn voorafgaand aan de deadline van levering.

Het belangrijkste hierbij is om je opdrachtgever of klant van tevoren duidelijk te maken hoe je annuleringsbeleid eruit ziet. Voorkom onduidelijkheden en frustraties door het tijdens de offerte al te vermelden of ernaar te verwijzen.

 

2 - Laat je opdrachtgever de offerte en/of opdracht bevestigen, teken een overeenkomst van opdracht

Als je werkzaamheden gaat uitvoeren voorafgaand aan een bevestigde offerte, opdracht of getekende overeenkomst, kan achteraf de discussie ontstaan dat de opdrachtgever geen formele goedkeuring voor het starten van je werkzaamheden heeft gegeven.

Hoewel dit normaal gesproken ook de norm zou moeten zijn, is het met een toegenomen risico op annulering essentieel om een schriftelijke bevestiging te krijgen voordat je aan een opdracht begint.

Zeer handig om hierbij direct je annuleringsbeleid te vermelden!

 

3 - Overleg de deadlines met je opdrachtgevers en leveranciers en verplaats eventueel deadlines naar de toekomst

Wanneer je opdrachtgevers en leveranciers niet gebaat zijn bij een drukkende deadline in de nabije toekomst, kan het voor alle partijen interessant zijn om de opdracht en afspraken in stand te laten met een uitgestelde deadline in de toekomst. Op die manier voorkom je dat de opdracht geannuleerd wordt en je slechts een deelbetaling voor de opdracht ontvangt.

Houd hier rekening mee dat dit een afwijking vormt ten opzichte van de oorspronkelijk overeengekomen opdracht. Deze aanpassingen moeten dus schriftelijk vastgelegd worden en door beide partijen aanvaard worden.

 

4 - Weet aan welke overeenkomsten je zelf moet houden!

Het moge misschien overbodig zijn, maar een check-up van de overeenkomsten die je hebt gesloten in het kader van je bedrijfsvoering kan tot inzichten leiden waar je rekening mee dient te houden.

In het algemeen is het een goede tip om de termijnen waarin je een overeenkomst kan opzeggen en wanneer deze verlengd wordt te noteren in een algemene planning of agenda voor jezelf en voor je collega’s.

Daarnaast is het van belang om ook inzicht te hebben in eventuele verplichte (minimum) afname van producten en diensten van leveranciers, annuleringsbeleid en andere voorwaarden die van belang kunnen zijn.

 

Benieuwd wat je zelf nog meer kan doen om je business goed in te dekken, hoe je het beste je documenten corona-proof kan maken of wat voor andere mogelijkheden er bestaan om je opdrachtgevers of leveranciers tegemoet te komen?

Neem dan contact op per e-mail via dorian@flawlesslegal.nl of telefonisch op 020-2159335.